Packing List là gì?
Định nghĩa Packing List
Packing List (viết tắt là P/L), trong tiếng Việt thường gọi là Phiếu đóng gói hàng hóa, Bảng kê hàng hóa hoặc Danh sách đóng gói hàng hóa.
Đây là một chứng từ quan trọng do người xuất khẩu (Seller) lập ra để mô tả chi tiết quy cách đóng gói của một lô hàng cụ thể. Nó cho người xem biết được trong lô hàng đó có bao nhiêu kiện, trọng lượng bao nhiêu, kích thước thế nào và bên trong mỗi kiện chứa những gì.
Nói một cách đơn giản, Packing List là bảng liệt kê tất cả các món đồ có trong kiện hàng nhưng không thể hiện giá trị tiền tệ (số tiền) của hàng hóa đó.
Vai trò và mục đích sử dụng Packing List
Packing List trong xuất nhập khẩu đóng vai trò vô cùng quan trọng trong suốt hành trình vận chuyển của lô hàng:
- Dùng cho khai báo Hải Quan: Đây là chứng từ bắt buộc trong bộ hồ sơ Hải Quan. Các cán bộ Hải Quan sẽ dựa vào Bảng kê đóng gói để đối chiếu với tờ khai, quyết định hình thức kiểm hóa (soi chiếu hoặc kiểm thủ công). Nếu thông tin trên P/L sai lệch, lô hàng có thể bị dừng thông quan
- Dùng để kiểm đếm hàng hóa: Nhân viên kho bãi tại cảng hoặc tại kho của người mua dựa vào Phiếu đóng gói hàng hóa để kiểm tra số lượng thực tế nhận được có khớp với đơn hàng hay không
- Dùng cho vận chuyển & giao nhận: Các đơn vị vận tải (hãng tàu, hãng hàng không, đơn vị Logistics) dựa vào trọng lượng (Gross Weight) và kích thước (Measurement) trên P/L để sắp xếp vị trí trên tàu, container và tính cước vận chuyển
- Dùng cho người mua - người bán đối chiếu: Giúp người mua dễ dàng phân loại hàng hóa khi nhập kho, biết được món hàng nào nằm ở thùng số mấy mà không cần phải xé tung tất cả các kiện hàng ra để tìm kiếm
Nội dung chi tiết của Packing List gồm những gì?
Một chứng từ Packing List chuẩn chỉnh cần thể hiện đầy đủ các thông tin giúp người đọc hình dung rõ nhất về mặt vật lý của lô hàng. Các thông tin cần có trên Packing List thường bao gồm:
- Tiêu đề (Header): Tên, địa chỉ, số điện thoại, fax của Người xuất khẩu (Shipper) và Người nhập khẩu (Consignee)
- Số và ngày Packing List: Đây là mã số tham chiếu quan trọng để theo dõi hồ sơ
- Số hóa đơn (Invoice No.): Thường dẫn chiếu số Hóa đơn thương mại đi kèm để đảm bảo tính đồng bộ
- Mô tả hàng hóa (Description of goods): Tên hàng, nhãn hiệu, mã sản phẩm,...
- Số lượng kiện hàng (Quantity): Tổng số thùng (Cartons), kiện (Packages), Pallet...
- Quy cách đóng gói (Packing): Ví dụ: 25 sản phẩm/thùng carton
- Trọng lượng tịnh (Net weight - NW): Trọng lượng của riêng hàng hóa (không tính bao bì)
- Trọng lượng cả bì (Gross weight - GW): Trọng lượng của hàng hóa cộng với trọng lượng bao bì, thùng xốp, Pallet,... (Đây là con số quan trọng để tính cước)
- Kích thước kiện (Dimension/Measurement): Chiều dài x chiều rộng x chiều cao của từng kiện hàng để tính tổng số mét khối (CBM)
- Số container / số Seal (nếu có): Thường áp dụng cho hàng đóng nguyên container (FCL)
- Các thông tin bổ sung: Cảng đi, cảng đến, tên tàu/số chuyến bay,...
Hướng dẫn phân biệt Packing List và Commercial Invoice
Có nhiều người mới bắt đầu thường bị nhầm lẫn và không biết cách phân biệt Packing List và Commercial Invoice, bởi vì chúng thường đi kèm với nhau và có nhiều thông tin tương đồng.
Điểm giống nhau
- Cả hai đều do người bán lập ra khi gửi hàng
- Đều chứa thông tin về người mua, người bán, thông tin tàu, số hóa đơn, ngày tháng,..
- Đều là thành phần cốt lõi của bộ chứng từ xuất nhập khẩu
Sự khác biệt giữa Invoice và Packing List
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
>>> Đọc thêm: Commercial Invoice là gì? Khái niệm và những quy định chi tiết
Hướng dẫn cách lập Packing List đúng chuẩn
Để có một mẫu Packing List chuyên nghiệp, bạn cần thực hiện theo các bước sau:
Cách điền thông tin Packing List
- Những mục bắt buộc: Thông tin Shipper/Consignee, số P/L, mô tả hàng hóa, số lượng kiện, Gross Weight và chữ ký đóng dấu của người bán
- Những mục có thể bỏ trống: Nếu hàng chưa đóng container, bạn có thể bỏ trống mục Container/Seal No. Thông báo về cảng trung chuyển cũng không bắt buộc nếu đi đường thẳng
Những lỗi thường gặp khi lập Packing List
Việc sai sót trên Phiếu đóng gói hàng hóa có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng như:
- Sai trọng lượng: Chênh lệch giữa Gross Weight trên P/L và trọng lượng thực tế khi cân tại cảng có thể khiến bạn bị phạt hoặc phải làm công văn điều chỉnh tờ khai rất phiền phức
- Sai số kiện: Ghi 100 kiện nhưng thực tế chỉ có 90 kiện sẽ bị Cơ quan chức năng nghi ngờ là gian lận hoặc khai khống
- Không khớp với Invoice: Số lượng hàng hóa trên Invoice và Packing List phải hoàn toàn trùng khớp. Ví dụ: Invoice ghi 1000 cái áo thì Packing List cũng phải liệt kê đủ 1000 cái áo chia trong bao nhiêu thùng
Mẫu Packing List chuẩn (Form Packing List)
Tùy vào nhu cầu, các doanh nghiệp có thể sử dụng các loại form Packing List khác nhau:
Mẫu Packing List tiếng Việt
Thường dùng cho các giao dịch nội địa hoặc các kho hàng tại Việt Nam để nhân viên dễ dàng kiểm đếm. Tuy nhiên, trong xuất nhập khẩu quốc tế, mẫu này ít được dùng đơn lẻ.
Mẫu Packing List song ngữ
Đây là loại Packing List tiếng Việt kết hợp tiếng Anh (hoặc tiếng Trung) phổ biến nhất hiện nay. Ngôn ngữ quốc tế giúp các bên liên quan (Hải Quan nước ngoài, hãng tàu quốc tế,...) đều có thể đọc hiểu.
Những lưu ý quan trọng khi sử dụng Packing List
- Tính nhất quán: Packing List là một mắt xích quan trọng. Mọi số liệu trên P/L phải khớp với Tờ khai Hải Quan, Vận đơn (Bill of Lading) và Hóa đơn (Invoice),...
- Cập nhật thực tế: Đừng lập P/L dựa trên dự tính mà hãy lập sau khi hàng đã được đóng vào thùng và cân đo thực tế
- Phân loại P/L: Có 3 loại phổ biến mà bạn nên biết:
- Detailed Packing List: Phiếu đóng gói chi tiết (thường dùng)
- Neutral Packing List: Phiếu đóng gói trung lập (không ghi tên người bán)
- Packing and Weight List: Phiếu đóng gói kiêm bảng kê trọng lượng
Kết luận
Hy vọng qua bài viết này, bạn đọc đã nắm vững và hiểu rõ Packing List là gì và tầm quan trọng của nó trong chuỗi cung ứng quốc tế. Một Danh sách đóng gói hàng hóa chính xác không chỉ giúp việc thông quan trở nên mượt mà mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp bạn trong mắt đối tác quốc tế.
Việc cẩn trọng trong từng con số trọng lượng, kích thước trên Bảng kê hàng hóa sẽ giúp bạn tối ưu được rất nhiều thời gian và chi phí phát sinh không đáng có. Hãy liên hệ ngay cho Logistics CMC nên bạn đang gặp vấn đề trong việc xử lý chứng từ này nhé!
>>> Tham khảo: Bill of Lading là gì? Tất tần tật các thông tin về Vận đơn
Các câu hỏi thường gặp
1. Packing List dùng để làm gì?
Trả lời: Packing List dùng để mô tả chi tiết quy cách đóng gói, trọng lượng, kích thước hàng hóa nhằm phục vụ việc kiểm đếm, vận chuyển, tính cước và khai báo Hải Quan.
2. Packing List có bắt buộc hay không?
Trả lời: Có. Đây là một trong những chứng từ bắt buộc phải có trong bộ hồ sơ Hải Quan và bộ chứng từ thanh toán quốc tế.
3. Packing List có cần ký không?
Trả lời: Có. Để có giá trị pháp lý, phiếu đóng gói cần phải có chữ ký và đóng dấu của người xuất khẩu (người bán).
4. Có cần thể hiện đơn giá trên Packing List không?
Trả lời: Thông thường thì không cần. Đơn giá và thành tiền thuộc về Commercial Invoice. Tuy nhiên, một số mẫu P/L chi tiết vẫn có thể ghi chú thêm nhưng không bắt buộc.
