Commercial Invoice là gì?
Để làm rõ vai trò của chứng từ này, chúng ta cần nắm vững định nghĩa, thời điểm phát hành và chức năng cốt lõi của nó.
Khái niệm
Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại) là loại chứng từ do người bán (Seller/Exporter) phát hành và gửi cho người mua (Buyer/Importer) sau khi hàng hóa đã sẵn sàng được vận chuyển. Chứng từ này đóng vai trò như một “tuyên bố” chính thức về tổng giá trị của lô hàng và các điều khoản thanh toán mà người mua phải thực hiện.
Commercial Invoice không phải là Hóa đơn giá trị gia tăng (Hóa đơn đỏ) theo Luật thuế Việt Nam, mà là chứng từ thương mại mang tính chất quốc tế, được Hải Quan, Ngân hàng và các bên liên quan công nhận là bằng chứng về giá trị giao dịch.
Hóa đơn thương mại được lập khi nào?
Hóa đơn thương mại được lập ngay sau khi người bán hoàn tất việc đóng gói hàng hóa, sẵn sàng giao hàng và thực hiện việc khai báo Hải Quan.
- Thời điểm quan trọng: Invoice được lập trước hoặc cùng lúc với thời điểm hàng hóa được sắp xếp lên phương tiện vận tải (xe tải, tàu biển, máy bay,...) và là cơ sở để phát hành Vận đơn (Bill of Lading/Air Waybill)
- Căn cứ lập: Dựa trên những thông tin đã thống nhất trong Hợp đồng mua bán (Sales Contract) và Thư tín dụng - L/C (nếu có)
Chức năng
Commercial Invoice có thường 3 chức năng chính, quyết định tính sống còn của lô hàng:
- Chức năng Hải Quan (Customs Declaration): Đây là chứng từ quan trọng nhất để Cơ quan Hải Quan của quốc gia nhập khẩu xác định trị giá tính thuế (Customs Value). Hải Quan sẽ căn cứ dựa vào giá trị FOB/CFR/CIF Incoterms trên Hóa đơn để tính các loại thuế nhập khẩu, thuế VAT,...
- Chức năng thanh toán (Payment): Hóa đơn thương mại là yêu cầu thanh toán chính thức. Trong thanh toán bằng L/C, ngân hàng sẽ chỉ thanh toán khi Commercial Invoice được xuất trình đúng, đủ và phù hợp với những điều khoản của L/C
- Chức năng Kiểm soát hàng hóa (Cargo Control): Chứng từ này cung cấp chi tiết về hàng hóa (tên, số lượng, đơn giá, tổng giá trị,...), giúp cả người bán, người mua và các đơn vị vận tải, bảo hiểm có thể kiểm soát lô hàng
Ý nghĩa
- Xác định quyền sở hữu và trách nhiệm: Khi được lập và ký, hóa đơn xác nhận việc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa đã xảy ra (hoặc sắp xảy ra) theo các điều kiện Incoterms đã thỏa thuận
- Cơ sở cho các chứng từ khác: Các chứng từ khác như giấy Chứng nhận xuất xứ (C/O), Chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate) và Tờ khai Hải Quan đều phải dựa trên những thông số chính xác được liệt kê trên Commercial Invoice
Những quy định về nội dung của Hóa đơn thương mại
Để phía Hải Quan, ngân hàng và các bên liên quan chấp thuận, Hóa đơn thương mại cần phải tuân thủ nghiêm ngặt những yêu cầu về nội dung, cụ thể gồm những thông tin cơ bản và thông tin chi tiết về lô hàng.
Thông tin bắt buộc (theo chuẩn quốc tế)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Thông tin hàng hóa chi tiết
- Tên hàng (Goods Description): Mô tả chi tiết, rõ ràng, chính xác tên hàng
- Mã HS (HS Code): Mã phân loại hàng hóa quốc tế (thường là 4 - 8 số đầu)
- Số lượng & Đơn vị tính: Số lượng (Qty) và đơn vị tính (Unit – chiếc, tấn, cuộn, mét,...)
- Đơn giá (Unit Price): Giá trị của một đơn vị hàng hóa
- Tổng giá trị (Total Value): Tổng giá trị hàng hóa (Số lượng x Đơn giá)
- Tổng cộng giá trị hóa đơn: Tổng giá trị tất cả các mặt hàng, ghi rõ loại tiền tệ (USD, EUR, VND,...)
- Số hợp đồng (Sales Contract No.): Tham chiếu tới Hợp đồng cơ sở
- Cảng xếp hàng (Port of Loading) & Cảng dỡ hàng (Port of Discharge)
Thông tin bổ sung
Trong trường hợp thanh toán bằng L/C, Commercial Invoice phải tuân thủ TUYỆT ĐỐI các yêu cầu về:
- Mô tả hàng hóa: Phải giống hệt mô tả trong L/C
- Người thụ hưởng: Tên người bán phải đúng với tên người thụ hưởng trong L/C
- Số bản: Phải xuất trình số bản chính/bản sao theo yêu cầu của L/C (thường là 3 bản chính và 3 bản sao)
Commercial Invoice và Proforma Invoice: Phân biệt chi tiết
Trong giao dịch ngoại thương, ngoài Commercial Invoice, chúng ta còn gặp thêm cả Proforma Invoice (Hóa đơn chiếu lệ). Việc phân biệt Commercial Invoice và Proforma Invoice là vô cùng quan trọng. Bạn có thể tham khảo qua bảng so sánh giữa hai loại chứng từ dưới đây:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
*Mối liên hệ: Proforma Invoice được xem như một bản nháp, là cơ sở để người mua chấp nhận giao dịch, mở thanh toán L/C. Khi hàng hóa sẵn sàng giao, Proforma Invoice sẽ được thay thế bằng Commercial Invoice.
Một số lưu ý quan trọng khi tạo Hóa đơn thương mại
Lập Hóa đơn thương mại không chỉ là điền thông tin mà còn là việc tuân thủ các quy tắc nghiệp vụ quốc tế.
Tuyệt đối chính xác về Trị giá & Điều kiện
- Trị giá tính thuế: Trị giá trên Commercial Invoice phải là giá trị thực của hàng hóa được bán, bao gồm tất cả các chi phí và phải phù hợp với điều kiện Incoterms, ví dụ: Nếu là FOB Incoterms, thì sẽ không bao gồm chi phí vận tải và bảo hiểm quốc tế). Sai lệch có thể dẫn đến bị Hải Quan bác bỏ, phạt hành chính hoặc truy thu thuế
- Thống nhất tiền tệ: Tiền tệ sử dụng phải thống nhất trên tất cả các chứng từ liên quan (L/C, Hợp đồng, C/O,...)
Yêu cầu về ký tên và đóng dấu
- Ký tên: Commercial Invoice bắt buộc phải có chữ ký của người đại diện (hoặc người được ủy quyền) của bên người bán/nhà xuất khẩu
- Đóng dấu: Mặc dù luật pháp quốc tế (như UCP 600) không bắt buộc phải đóng dấu, nhưng thực tiễn tại nhiều nước (bao gồm Việt Nam) và nhiều ngân hàng vẫn yêu cầu đóng dấu công ty nhằm tăng tính xác thực của chứng từ
Ngôn ngữ sử dụng
- Commercial Invoice nên sử dụng tiếng Anh, do đây là chứng từ mang tính quốc tế được phía ngân hàng và Hải Quan của các nước sử dụng
- Nếu hàng hóa nhập khẩu vào Việt Nam, Commercial Invoice có thể dùng tiếng Việt hoặc tiếng Anh. Nếu dùng ngôn ngữ khác, bạn phải có bản dịch công chứng theo yêu cầu của Hải Quan
Xử lý sửa đổi
- Commercial Invoice là chứng từ cuối cùng, nên việc chỉnh sửa phải hạn chế tối đa
- Nếu cần chỉnh sửa (ví dụ: lỗi đánh máy đơn giá), phải lập Invoice mới thay thế bản cũ (hoặc phát hành Credit Note/Debit Note nếu cần điều chỉnh giá sau khi lô hàng đã giao), và phải thông báo ngay cho người mua, ngân hàng
Cập nhật các mẫu Commercial Invoice mới nhất
Một mẫu Commercial Invoice chuẩn chỉnh không chỉ đầy đủ thông tin mà còn phải có bố cục khoa học, giúp người đọc có thể dễ dàng nắm bắt những thông tin cốt lõi.
Bố cục chuẩn
Mẫu Hóa đơn thương mại chuẩn thường được chia thành nhiều phần rõ ràng:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Định dạng tối ưu cho khai báo Hải Quan
Cơ quan Hải Quan Việt Nam (theo Thông tư số 38/2015/TT-BTC) yêu cầu những thông tin trên Hóa đơn thương mại phải tuyệt đối rõ ràng, cụ thể:
- Mã HS code (6 hoặc 8 số)
- Net Weight (cân nặng tịnh) và Gross Weight (cân nặng cả bì)
- Số lượng kiện hàng (Number of Packages)
Kết luận
Trên đây là những thông tin hữu ích giúp bạn đọc hiểu rõ Commercial Invoice là gì mà Logistics CMC đã tổng hợp lại. Việc lập chính xác Hóa đơn thương mại, ghi đúng số Invoice và phân biệt rõ ràng giữa Commercial Invoice và Proforma Invoice,... đều là những kỹ năng nghiệp vụ không thể thiếu đối với bất kỳ ai làm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
>>> Đọc thêm: CO CQ là gì? Có gì khác nhau giữa CO và CQ?
FAQs
1. Commercial Invoice có thể chỉnh sửa sau khi phát hành không?
Trả lời: Có thể, nhưng cần bản Invoice Revised hoặc Credit Note/Debit Note tùy quy định. Nếu đã khai tờ khai Hải Quan, việc chỉnh sửa sẽ phức tạp hơn và có thể cần giải trình.
2. Commercial Invoice có thể dùng để tra cứu thông tin hàng hóa không?
Trả lời: Có thể. Số Invoice và nội dung bên trong giúp tra cứu chi tiết lô hàng, số hợp đồng, thông tin nhà cung cấp, số lượng hàng, trị giá và điều kiện giao hàng Incoterms
3. Commercial Invoice có phải là chứng từ thanh toán không?
Trả lời: Đúng. Commercial Invoice sẽ là căn cứ để thanh toán giữa người mua và người bán, đặc biệt quan trọng trong hình thức thanh toán L/C, T/T hoặc D/P, D/A.
