Bill of Lading là gì?
Bill of Lading (B/L) là một trong những chứng từ quan trọng và mang tính pháp lý cao nhất trong hoạt động thương mại quốc tế.
Khái niệm
Bill of Lading là một loại chứng từ vận tải đường biển do Người chuyên chở (Carrier - Hãng tàu hoặc Đại lý của hãng tàu/Forwarder) phát hành và cấp cho Người gửi hàng (Shipper).
Về cơ bản, B/L là một “biên lai” nhằm xác nhận rằng hàng hóa đã được nhận để vận chuyển đến một điểm đích đã thỏa thuận từ trước. Vận đơn thường được điều chỉnh bởi nhiều công ước quốc tế về vận tải biển như: Quy tắc Hague, Quy tắc Hague-Visby hoặc Quy tắc Hamburg,...
Vai trò
Bill of Lading đóng vai trò cầu nối giữa ba bên chính, bao gồm:
- Người gửi hàng (Shipper): Cần B/L nhằm chứng minh lô hàng đã được giao và làm thủ tục thanh toán
- Người chuyên chở (Carrier): Cần B/L nhằm kiểm soát hành trình của hàng hóa và làm bằng chứng Hợp đồng vận tải
- Người nhận hàng (Consignee): Cần B/L gốc nhằm chứng minh quyền sở hữu và nhận lô hàng tại cảng đích
Chức năng
Các chức năng của Bill of Lading được tóm gọn trong ba vai trò pháp lý không thể thay thế, cụ thể:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Phân loại
Có nhiều cách phân loại B/L, nhưng quan trọng nhất là phân loại dựa trên người phát hành và tính chuyển nhượng.
#House Bill (HBL)
House Bill là vận đơn do Forwarder (FWD) phát hành cho Shipper thực tế. Shipper của HBL là người bán hàng, Consignee của HBL là người mua hàng thực tế. HBL được sử dụng để thực hiện việc giao nhận hàng lẻ (LCL) hoặc hàng nguyên cont (FCL) trong trường hợp FWD muốn ẩn thông tin Shipper/Consignee khỏi hãng tàu hoặc để quản lý các lô hàng gom cont (LCL).
#Master Bill (MBL)
Master Bill là vận đơn do hãng tàu (Shipping Line) phát hành. Shipper của MBL thường là các FWD tại cảng đi, Consignee của MBL là FWD đại lý tại cảng đến. MBL được sử dụng để quản lý quan hệ giữa hãng tàu và FWD.
#Các loại vận đơn khác
- Original Bill (B/L gốc): Bắt buộc phải có bản gốc để lấy hàng
- Telex Release Bill (B/L điện giao hàng): Hãng tàu/FWD tại cảng đi gửi điện xác nhận cho đại lý tại cảng đến để giao hàng cho Consignee mà không cần đến B/L gốc (dùng khi ngày phát hành B/L sát ngày tàu đến)
- Seaway Bill (Vận đơn đường biển điện tử): Là “biên lai” không có chức năng chứng từ sở hữu, được dùng khi hai bên (Shipper & Consignee) có mối quan hệ tin cậy cao, giúp giao hàng nhanh chóng hơn Telex Release
- Straight Bill: Vận đơn đích danh, không thể chuyển nhượng
>>> Xem thêm: CO CQ là gì? Tầm quan trọng của CO và CQ trong xuất nhập khẩu hàng hóa
Bill of Lading được phát hành khi nào?
Việc xác định Bill of Lading được phát hành khi nào là vô cùng quan trọng nhằm bảo đảm tiến độ thanh toán và làm các bước thủ tục.
Thời điểm hãng tàu/FWD phát hành
Ngày phát hành B/L (Date of Issue) thường là:
- Ngày B/L: Ngày hàng hóa đã thực sự được xếp lên tàu (On Board Date)
- Yêu cầu L/C: Nếu thanh toán bằng L/C, ngày B/L phải nằm trong khoảng thời gian cho phép của L/C
- Thực tế: B/L được phát hành chính thức sau khi tàu rời cảng khoảng 1 - 3 ngày, sau khi FWD/Hãng tàu đã nhận được xác nhận từ cảng về việc hàng đã được xếp lên tàu
Điều kiện để được cấp Bill of Lading
Để được cấp phép B/L chính thức, Shipper cần phải đáp ứng đầy đủ 3 điều kiện sau:
- Hàng đã được xếp lên tàu: Đã có xác nhận "Shipped On Board"
- Hoàn tất thủ tục Hải Quan: Hàng đã được thông quan và đi vào khu vực kiểm soát của cảng
- Hoàn tất thanh toán: Shipper đã thanh toán đầy đủ cước vận chuyển và các phụ phí liên quan (trừ khi thỏa thuận trả sau)
Phân biệt: Draft B/L - Original B/L - Surrendered B/L
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Quy trình phát hành Bill of Lading chi tiết từ A đến Z
Quy trình quy trình phát hành Bill of Lading là một chuỗi các bước phối hợp chặt chẽ giữa Shipper và Carrier/FWD, cụ thể:
#Bước 1: Shipper gửi Shipping Instruction (SI)
Shipper gửi thông tin hướng dẫn vận chuyển (SI) cho FWD/Hãng tàu. SI sẽ bao gồm tất cả các thông tin trên B/L cần thiết: Tên Shipper/Consignee/Notify Party, mô tả hàng hóa, số lượng, điều kiện thanh toán cước (Prepaid/Collect) và yêu cầu phát hành (Original/Telex Release).
#Bước 2: Hãng tàu/FWD tiến hành lên Draft B/L
Dựa vào SI, FWD/Hãng tàu tạo bản nháp (Draft Bill). Draft B/L sẽ được tạo ra dựa trên thông tin mà Shipper cung cấp và số liệu thực tế về container/số Seal.
#Bước 3: Shipper kiểm tra Draft
Shipper cần phải kiểm tra những thông tin trên B/L (Draft Bill) một cách tỉ mỉ, đặc biệt là những thông tin liên quan đến thanh toán L/C và thủ tục Hải Quan. Nếu có lỗi sai, đây sẽ là cơ hội cuối cùng để sửa “miễn phí”.
#Bước 4: Xác nhận & điều chỉnh (nếu cần)
Shipper xác nhận chấp nhận Draft Bill. Nếu có sự điều chỉnh, FWD/Hãng tàu sẽ sửa và gửi lại để xác nhận lần cuối. Việc xác nhận Draft Bill là cơ sở để phía FWD/Hãng tàu làm E-Manifest (khai báo điện tử) với Hải Quan.
#Bước 5: Phát hành Bill of Lading chính thức
Sau khi tàu chạy và Draft Bill đã được xác nhận, FWD/Hãng tàu phát hành B/L chính thức. B/L được phát hành dưới dạng B/L gốc (Original Bill) hoặc B/L điện giao hàng (Telex Release/Surrendered Bill) tùy theo yêu cầu ban đầu. Ngày phát hành Bill of Lading (Issue Date) sẽ được ghi rõ trên Vận đơn.
Cách tra cứu Bill of Lading nhanh chóng và chính xác
Tra cứu Bill of Lading là một kỹ năng đặc biệt quan trọng nhằm để theo dõi hành trình hàng hóa và kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ.
Tra cứu trên Website của các hãng tàu
Hầu hết những hãng tàu lớn (Maersk, CMA - CGM, MSC, ONE, COSCO,...) đều cung cấp chức năng tra cứu B/L trực tuyến trên Website của họ. Bạn có thể nhập số Bill of Lading (B/L No.) hoặc số container (Container No.) để tìm kiếm thông tin.
Tra cứu hành trình container
Việc tra cứu B/L sẽ cung cấp thông tin về hành trình tàu, ngày tàu đến dự kiến (ETA), ngày tàu chạy thực tế (ETD) và cảng chuyển tải (Transhipment Port). Đặc biệt, việc tra cứu giúp xác định ngày hàng đến cảng đích để kịp thời làm thủ tục Hải Quan và tránh phát sinh phí lưu container/lưu bãi.
Kiểm tra tính hợp lệ của B/L
Khi tra cứu B/L, bạn cần kiểm tra những thông tin sau nhằm bảo đảm B/L hợp lệ:
- Số B/L phải hiển thị trên hệ thống hãng tàu
- Trạng thái phải là "On Board" hoặc "Sailed"
- Tên tàu/Số chuyến phải đúng với lịch tàu chạy
Một số lỗi thường gặp khi tra cứu B/L và cách khắc phục
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Những lỗi thường gặp trên Bill of Lading & cách xử lý
Các lỗi phổ biến trên B/L có thể dẫn đến việc doanh nghiệp bị phạt hành chính, chậm trễ thông quan và thậm chí còn bị từ chối thanh toán L/C.
#Sai mô tả hàng hóa
- Hậu quả: Bị Cơ quan Hải Quan xử phạt hoặc yêu cầu kiểm hóa hàng hóa
- Xử lý: Yêu cầu FWD/Hãng tàu sửa đổi B/L ngay lập tức. Chi phí sửa đổi có thể lên đến 50 - 150 USD/lần
#Sai tên Shipper/Consignee
- Hậu quả: Không thể làm thủ tục nhập/xuất khẩu hoặc bị phía ngân hàng từ chối thanh toán
- Xử lý: Bắt buộc phải chỉnh sửa lại. Nếu là B/L gốc (Original Bill), thì Shipper phải nộp lại B/L gốc để hủy và phát hành B/L mới
#Sai số Container hoặc Seal
- Hậu quả: Hàng hóa không khớp với thông tin đã khai báo Hải Quan (E-Manifest), không được phép dỡ hàng
- Xử lý: FWD/Hãng tàu phải làm thủ tục sửa Manifest (Manifest Amendment) và B/L
#Sai ETD/ETA (thời gian dự kiến)
- Hậu quả: Ảnh hưởng đến việc lên kế hoạch nhận hàng hóa của Consignee
- Xử lý: Đây là lỗi thường xuyên xảy ra do tàu trễ (Delay). Bạn chỉ cần theo dõi, cập nhật thông tin bằng cách tra cứu B/L, không cần sửa B/L
#Phát hành B/L chậm làm trễ thanh toán L/C
- Hậu quả: Ngày phát hành B/L bị muộn hơn thời hạn quy định trong L/C
- Xử lý: Phải yêu cầu Hãng tàu/FWD phát hành B/L với ngày (Date of Issue) phù hợp với ngày hàng lên tàu và yêu cầu của L/C, hoặc đàm phán với Ngân hàng/Người mua để xin thư chấp nhận sai sót (Discrepancy Waiver)
Vai trò của Bill of Lading trong thanh toán quốc tế (L/C)
Trong phương thức thanh toán L/C (Thư tín dụng), Bill of Lading thường có giá trị pháp lý cao nhất, được điều chỉnh bởi UCP 600.
- Bằng chứng giao hàng: B/L (hoặc Seaway Bill) là bằng chứng chính thức nhằm chứng minh người bán đã thực hiện nghĩa vụ giao hàng theo đúng quy định Incoterms
- Điều kiện “On Board”: Ngân hàng chỉ chấp nhận B/L khi có xác nhận "Shipped On Board" hoặc "Laden on Board" (hàng đã được xếp lên tàu), xác nhận rằng hàng hóa đã nằm dưới sự kiểm soát của người chuyên chở
- Tính chuyển nhượng: Nếu L/C yêu cầu B/L gốc phải "To Order" (theo lệnh), thì B/L gốc phải được người gửi hàng ký hậu để chuyển nhượng quyền sở hữu cho ngân hàng hoặc người mua
Kết luận
Hy vọng bài viết trên của Logistics CMC đã giúp bạn đọc hiểu rõ định nghĩa “Bill of Lading là gì?” cũng như vai trò, quy trình phát hành, cách tra cứu và xử lý lỗi sai trên B/L. Hãy luôn bảo đảm rằng những thông tin trên B/L của bạn hoàn toàn chính xác nhằm kiểm soát chặt chẽ hành trình lô hàng từ cảng đi đến cảng đích.
>>> Xem thêm: Commercial Invoice là gì? Những quy định đối với Hóa đơn thương mại
