Lưu ca xe là gì?
Khái niệm
Lưu ca xe (hay còn gọi là lưu ca phương tiện) là thuật ngữ dùng để chỉ tình trạng xe tải, xe container hoặc các phương tiện vận tải phải dừng chờ tại một địa điểm (kho hàng, cảng biển, cửa khẩu, công trình,...) quá thời gian quy định đã thỏa thuận trong hợp đồng vận chuyển.
Nói cách khác, đây là khoảng thời gian "chết" của phương tiện khi không được vận hành trên đường nhưng vẫn đang trong trạng thái phục vụ một đơn hàng cụ thể. Khi phát sinh tình trạng này, đơn vị vận tải sẽ thu một khoản phí lưu ca xe nhằm bù đắp cho các tổn thất về chi phí cơ hội, chi phí khai thác phương tiện và thu nhập của tài xế.
Đặc điểm
- Tính phát sinh: Lưu ca thường là sự cố ngoài ý muốn, do các yếu tố chủ quan từ phía kho hàng hoặc khách quan từ thủ tục hành chính
- Tính thời gian: Thời gian lưu ca xe thường được tính bằng giờ hoặc bằng ca (1 ca thường tương đương 8 tiếng hoặc 1 ngày tùy thỏa thuận)
- Tính ràng buộc: Đây là một điều khoản bắt buộc phải có trong các Hợp đồng Logistics chuyên nghiệp để bảo vệ quyền lợi của nhà vận tải
Thời gian lưu ca xe được tính như thế nào?
Việc xác định chính xác thời gian chờ là cơ sở để tính toán phí lưu ca xe một cách minh bạch, tránh tranh chấp giữa các bên.
Thời gian lưu ca xe là gì?
Thời gian lưu ca bắt đầu được tính từ thời điểm xe có mặt tại vị trí giao nhận theo đúng lịch trình đã thông báo, nhưng chưa thể thực hiện bốc/dỡ hàng hoặc chưa thể di chuyển tiếp do chưa hoàn thiện thủ tục.
Thông thường, các đơn vị vận tải sẽ áp dụng thời gian miễn lưu ca xe (thường từ 2 - 4 tiếng đầu tiên) để tạo điều kiện cho chủ hàng bốc xếp. Nếu quá thời gian này, việc tính phí sẽ bắt đầu được kích hoạt.
Các trường hợp phát sinh thời gian chờ phổ biến
Trong thực tế vận hành năm 2026, các chuyên gia Logistics chỉ ra 4 kịch bản phổ biến nhất dẫn đến xe nằm chờ:
1. Thời gian chờ bốc xếp hàng
Đây là trường hợp thường xuyên gặp phải nhất. Xe đến kho đúng giờ (theo Booking) nhưng kho hàng quá tải, thiếu nhân công bốc xếp hoặc thiết bị nâng hạ bị hỏng. Thời gian chờ bốc xếp hàng kéo dài khiến xe không kịp quay đầu cho chuyến tiếp theo.
2. Thời gian xe nằm bãi
Xe phải nằm tại bãi tập kết của cảng hoặc kho ngoại quan để đợi lệnh xuất kho hoặc đợi gom đủ hàng. Thời gian xe nằm bãi dài ngày thường xảy ra trong các dự án Logistics lớn hoặc khi hàng hóa gặp vấn đề về bao bì, quy cách đóng gói.
3. Thời gian xe chờ thông quan
Tại các Chi cục Hải Quan hoặc khu vực kiểm hóa, nếu hồ sơ của chủ hàng có sai sót, xe sẽ bị "giam chân" để đợi sửa đổi tờ khai. Thời gian xe chờ thông quan có thể kéo dài từ vài giờ cho đến vài ngày, gây tổn thất lớn cho đơn vị vận tải, đặc biệt là với lưu ca xe lạnh do phải duy trì máy nổ để bảo quản hàng.
4. Thời gian xe chờ tại cảng / kho / cửa khẩu
- Tại cảng: Chờ hạ bãi container, chờ quét máy soi
- Tại cửa khẩu: Đây là điểm nóng của lưu ca xe tải. Đặc biệt tại các cửa khẩu như Tân Thanh, Kim Thành hay Cha Lo,... tình trạng ùn ứ có thể khiến xe phải lưu lại nhiều ngày
- Tại công trình: Xe chở vật liệu xây dựng, hàng siêu trường siêu trọng (OOG) phải đợi mặt bằng thi công hoặc đợi cẩu tháp rảnh
Trách nhiệm của các bên khi phát sinh lưu ca xe
Việc minh bạch trong các điều khoản lưu ca xe giúp duy trì mối quan hệ đối tác bền vững.
Trách nhiệm bên thuê xe (Chủ hàng/Forwarder)
- Cung cấp thông tin: Phải thông báo chính xác địa điểm, thời gian và khả năng tiếp nhận hàng của kho
- Chuẩn bị chứng từ: Bảo đảm hồ sơ Hải Quan, giấy tờ bốc xếp sẵn sàng trước khi xe đến để tránh chi phí chờ thông quan
- Thanh toán: Có trách nhiệm chi trả tiền lưu ca xe nếu nguyên nhân chậm trễ xuất phát từ phía mình hoặc phía kho của mình
Trách nhiệm đơn vị vận tải
- Đúng giờ: Xe phải có mặt tại địa điểm đúng thời gian thỏa thuận. Nếu xe đến muộn dẫn đến lỡ ca bốc xếp, đơn vị vận tải không được tính phí lưu ca
- Thông báo kịp thời: Ngay khi phát sinh thời gian chờ, tài xế hoặc điều phối viên phải báo cho bên thuê để ghi nhận mốc thời gian (qua biên bản, Email hoặc hệ thống GPS)
- Minh chứng: Cung cấp dữ liệu định vị hoặc lệnh giao hàng có xác nhận giờ đến/giờ đi của kho hàng
Tranh chấp chi phí lưu ca xe
Tranh chấp thường xảy ra do không thống nhất được thời điểm bắt đầu tính phí hoặc do lỗi hỗn hợp (xe đến muộn và kho cũng bận). Để giải quyết vấn đề này, các doanh nghiệp thường sử dụng Hệ thống quản lý vận tải (TMS) để ghi nhận thời gian thực (Real-time tracking) làm bằng chứng pháp lý không thể chối cãi.
Hướng dẫn cách tính phí lưu ca xe thực tế
Mỗi đơn vị vận tải thường sẽ có bảng giá lưu ca xe riêng, nhưng nhìn chung đều tuân theo các quy tắc sau:
Cách tính lưu ca xe phổ biến
- Tính theo giờ: Áp dụng cho những trường hợp chậm trễ ngắn (thường sau 2 - 4 giờ miễn phí)
- Tính theo ca (Shift): 1 ca = 8 tiếng, phù hợp cho xe chờ tại kho ban ngày
- Tính theo ngày (24h): Áp dụng cho lưu ca xe tại cửa khẩu hoặc chờ thông quan qua đêm
Bảng giá lưu ca xe tham khảo (Cập nhật 2026)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
*Lưu ý: Bảng giá mang tính chất tham khảo, chi phí thực tế phụ thuộc vào loại xe, giá xăng dầu và khu vực vận chuyển.
Phân biệt phí lưu ca xe với những chi phí khác
Nhiều doanh nghiệp mới thường nhầm lẫn giữa lưu ca xe và các loại phí lưu kho bãi khác:
- Lưu ca xe (Vehicle Standby Fee): Tính cho phương tiện (xe và tài xế)
- Phí DEM/DET (Demurrage/Detention): Tính cho việc sử dụng vỏ container của hãng tàu quá hạn. Lưu ca xe có thể xảy ra đồng thời với DET nếu xe chở container đó phải nằm chờ tại kho của khách
- Phí lưu bãi (Storage Fee): Tính cho việc chiếm dụng diện tích mặt đất tại cảng hoặc kho
- Phí nâng hạ (Lo-Lo): Phí di chuyển container từ xe xuống bãi hoặc ngược lại, không liên quan đến thời gian chờ
Kinh nghiệm hạn chế lưu ca xe và giải pháp tối ưu
Để giảm thiểu phụ phí Logistics này, doanh nghiệp cần có chiến lược quản lý thời gian xe hiệu quả:
- Tối ưu lịch giao nhận hàng: Sắp xếp các khung giờ bốc hàng lệch nhau để tránh tình trạng nhiều xe đổ dồn về kho cùng lúc gây ùn tắc
- Sử dụng dịch vụ Logistics trọn gói: Các đơn vị như Logistics CMC thường có quy trình phối hợp nhịp nhàng giữa khâu khai báo Hải Quan và vận tải, giúp giảm tới 80% rủi ro chi phí chờ thông quan
- Ký kết hợp đồng rõ ràng: Quy định cụ thể thời gian miễn phí và đơn giá quá giờ ngay từ đầu để tránh tranh chấp chi phí lưu ca xe
- Số hóa quy trình: Sử dụng các ứng dụng quản lý kho (WMS) để thông báo trạng thái sẵn sàng cho tài xế trước khi xe lăn bánh đến kho
Kết luận
Lưu ca xe là một phần không thể tránh khỏi trong hoạt động vận tải chuyên nghiệp, nhưng nó hoàn toàn có thể kiểm soát được nếu các bên có sự phối hợp chặt chẽ. Việc hiểu rõ lưu ca là gì và các quy định liên quan giúp chủ hàng chủ động hơn trong kế hoạch tài chính, đồng thời giúp đơn vị vận tải bảo vệ được nguồn thu và hiệu suất khai thác phương tiện.
Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác vận tải uy tín, minh bạch trong mọi loại phí và có quy trình vận hành tối ưu để tránh phát sinh lưu ca, Logistics CMC luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn. Liên hệ ngay qua đường dây nóng: 094 457 7665 để được tư vấn chi tiết và đầy đủ.
>>> Tham khảo thêm: Lashing là gì? Hướng dẫn cách chằng buộc hàng hóa chi tiết
Một số câu hỏi liên quan
1. Khi nào bị tính lưu ca xe?
Trả lời: Bạn sẽ bị tính phí khi xe có mặt đúng giờ tại điểm giao nhận nhưng không thể bốc/dỡ hàng sau khi đã hết thời gian miễn phí (thông thường là sau 2 - 4 tiếng chờ đợi).
2. Lưu ca xe tính từ lúc nào?
Trả lời: Tính từ thời điểm xe dừng bánh tại cổng kho/cảng và tài xế trình giấy tờ (Lệnh giao hàng/Booking) cho bảo vệ hoặc điều phối kho.
3. Ai chịu phí lưu ca xe?
Trả lời: Bên nào gây ra sự chậm trễ bên đó chịu phí. Nếu do kho hàng của bên thuê chậm trễ, bên thuê chịu. Nếu do đơn vị vận tải đến sai giờ dẫn đến mất lượt bốc xếp, đơn vị vận tải chịu.
4. Có được miễn phí lưu ca xe không?
Trả lời: Có. Hầu hết các nhà xe đều cho phép một khoảng thời gian miễn lưu ca xe nhất định (thường từ 2 - 4 giờ) để hỗ trợ khách hàng thực hiện các thao tác bốc xếp cơ bản.
5. Cách tránh phát sinh lưu ca xe?
Trả lời: Hãy chuẩn bị chứng từ thông quan Hải Quan chuẩn chỉnh, kiểm tra năng lực bốc xếp của kho trước khi gọi xe và luôn giữ liên lạc thông suốt với điều phối viên vận tải.
