Kẹp chì là gì?
Khái niệm
Kẹp chì (còn gọi là Seal niêm phong) là một loại khóa đặc biệt chỉ sử dụng một lần, dùng để niêm phong các cánh cửa container, thùng xe tải, túi bưu phẩm hoặc các kiện hàng có giá trị. Mục đích cốt lõi của kẹp chì là ngăn chặn việc truy cập trái phép vào hàng hóa và cung cấp bằng chứng rõ ràng nếu có bất kỳ hành vi xâm nhập, cạy phá nào xảy ra.
Trong thuật ngữ xuất nhập khẩu hiện đại, người ta thường dùng từ "Seal" thay cho "kẹp chì". Trước đây, niêm phong thường dùng các hạt chì tròn và dây thép, nhưng ngày nay đã chuyển sang các loại vật liệu bền chắc và công nghệ cao hơn.
Đặc điểm
Một bản kẹp chì niêm phong tiêu chuẩn luôn mang các đặc điểm sau:
- Sử dụng một lần: Sau khi đã khóa, không thể mở kẹp chì mà không phá hủy cấu trúc của nó
- Mã số duy nhất: Mỗi cái kẹp chì đều có một dãy số hiệu (Seal Number) riêng biệt, không trùng lặp để phục vụ việc kiểm soát trên chứng từ (Vận đơn - Bill of Lading)
- Tính bảo mật cao: Được làm từ vật liệu bền như nhựa ABS, thép không gỉ, hợp kim nhôm
- Dấu hiệu nhận biết: Khi bị tác động ngoại lực để cạy mở, kẹp chì sẽ để lại các dấu vết biến dạng rõ rệt
Tại sao phải sử dụng kẹp chì trong vận chuyển container?
Việc kẹp chì trong Logistics không phải là thủ tục hình thức mà là yêu cầu bắt buộc vì hai lý do chính:
#Đối với doanh nghiệp
- Chống mất trộm và tráo hàng: Đây là công cụ bảo vệ tài sản của chủ hàng. Nếu kẹp chì khi đến nơi còn nguyên vẹn và đúng số hiệu, doanh nghiệp có thể yên tâm hàng hóa bên trong không bị thất thoát
- Xác định trách nhiệm: Nếu hàng bị mất nhưng kẹp chì vẫn nguyên, trách nhiệm thường thuộc về bên đóng hàng. Nếu kẹp chì bị đứt hoặc thay thế, trách nhiệm thuộc về đơn vị vận chuyển hoặc kho bãi trung gian
- Yêu cầu bảo hiểm: Hầu hết các đơn vị bảo hiểm hàng hóa chỉ bồi thường khi có bằng chứng về việc kẹp chì bị phá hoại trái phép
#Đối với Hải Quan
- Niêm phong Hải Quan: Đây là công cụ để các Cơ quan chức năng giám sát luồng hàng hóa. Sau khi kiểm hóa xong, kẹp chì Hải Quan sẽ được bấm vào để bảo đảm hàng hóa đi đúng tuyến đường, không bị "rút ruột" hay thêm hàng lậu vào giữa đường
- Quản lý rủi ro: Giúp phía Hải Quan kiểm soát các lô hàng quá cảnh, hàng tạm nhập tái xuất mà không cần phải mở container kiểm tra nhiều lần
Quy định về số kẹp chì
Số kẹp chì (Seal Number) thường bao gồm chữ và số. Theo quy chuẩn quốc tế ISO 17712, số hiệu này phải được in bằng tia laser để không thể tẩy xóa hoặc chỉnh sửa. Số hiệu này phải được ghi chính xác trên tất cả các chứng từ liên quan như: Tờ khai Hải Quan, Bill of Lading, Biên bản bàn giao hàng hóa,...
Các loại kẹp chì niêm phong phổ biến hiện nay
Tùy vào loại phương tiện vận chuyển (đường bộ, đường biển, đường sắt, đường hàng không) mà các doanh nghiệp cần chọn loại kẹp chì niêm phong hàng hóa phù hợp.
Phân loại theo chất liệu
1. Kẹp chì nhựa (Plastic Seals):
- Làm từ nhựa PP hoặc nhựa ABS bền bỉ
- Thường dùng cho túi bưu phẩm, xe tải nhẹ, cửa kho hoặc hàng hóa không yêu cầu độ bảo mật cơ học cao
- Dễ tháo bằng kéo hoặc kìm cắt nhỏ
2. Kẹp chì kim loại (Metal Seals):
- Được làm từ lá thiếc hoặc đồng
- Thường dùng niêm phong xe tải thùng, khoang chứa hàng
3. Kẹp chì cáp (Cable Seals):
- Cấu tạo gồm một đầu khóa bằng thép/nhựa và một đoạn dây cáp thép dài
- Ưu điểm: Rất linh hoạt, có thể xỏ qua những lỗ khóa lệch nhau hoặc không cùng kích cỡ. Thường dùng niêm phong container, bồn xăng dầu
4. Kẹp chì cối (Bolt Seals/Cối thép):
- Đây là loại kẹp chì "quyền lực" nhất trong vận chuyển container
- Cấu tạo gồm thân cối và trục thép bọc nhựa. Để tháo loại này, phải dùng kìm cộng lực lớn
- Đạt tiêu chuẩn High Security Seal (H) theo ISO 17712, bắt buộc cho các lô hàng đi Mỹ, châu Âu,...
Phân loại theo công nghệ
- Kẹp chì số (Numbered Seals): Đây là loại phổ biến nhất, chỉ có dãy số nổi hoặc in Laser
- Kẹp chì barcode (Barcoded Seals): Tích hợp mã vạch để nhân viên Logistics quét mã nhanh chóng qua máy cầm tay, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công
- Kẹp chì RFID/Thông minh (Smart Seals): Tích hợp chip định vị và cảm biến. Nếu kẹp chì bị mở, hệ thống sẽ gửi cảnh báo ngay lập tức về điện thoại của chủ hàng thông qua GPS
Hướng dẫn cách sử dụng & kiểm tra kẹp chì
Với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề, đội ngũ Logistics CMC thường nhận thấy kẹp chì bị mất đi tác dụng bảo vệ đều do những lỗi sơ đẳng. Hãy tuân thủ quy trình như sau:
Cách sử dụng kẹp chì đúng cách
- Kiểm tra tình trạng: Trước khi bấm, phải đảm bảo kẹp chì còn mới, số hiệu rõ ràng, không có dấu hiệu bị lỗi kỹ thuật
- Xỏ đúng vị trí: Đối với container, kẹp chì phải được xỏ vào lỗ khóa bên phải (vì cửa bên phải là cửa mở ra đầu tiên)
- Bấm dứt khoát: Đẩy thanh trục vào lỗ khóa cho đến khi nghe tiếng "tạch"
- Kiểm tra độ chắc: Giật mạnh kẹp chì để chắc chắn nó đã vào khớp hoàn toàn
Cách kiểm tra kẹp chì container
Mỗi khi nhận hàng hoặc chuyển giao xe, lái xe và thủ kho cần thực hiện đúng quy trình "Nhìn - Giật - Ghi":
- Nhìn: Kiểm tra xem kẹp chì có vết xước, vết hàn hay bị biến dạng màu sắc do dùng nhiệt không. Đối chiếu số hiệu trên Seal với số hiệu trên giấy tờ
- Giật: Cầm kẹp chì giật mạnh xem có bị tuột ra không (tránh trường hợp kẹp chì giả hoặc kẹp chì bị cắt rồi dán lại)
- Ghi: Chụp ảnh kẹp chì rõ số và ghi chú vào biên bản bàn giao
Cách tháo kẹp chì đúng quy định
- Tuyệt đối không tháo kẹp chì khi chưa có sự chứng kiến của các bên liên quan (nếu hàng đang trong tình trạng tranh chấp hoặc kiểm hóa)
- Sử dụng dụng cụ chuyên dụng như kìm cộng lực cho Seal cối, kìm cắt cáp cho Seal cáp
- Giữ lại kẹp chì đã cắt trong một khoảng thời gian nhất định để đối chiếu, nếu sau đó phát hiện hàng bên trong bị thiếu
Cách nhận biết kẹp chì bị thay thế
Kẻ gian thường rất tinh vi, nhưng bạn vẫn có thể nhận biết qua những dấu hiệu sau:
- Màu sắc nhựa trên Seal không đồng nhất
- Dãy số hiệu bị mờ hoặc có dấu hiệu cạo sửa
- Phần trục thép có vết trầy xước sâu
- Đường nối giữa nhựa và thép có vết keo dán
Cách bảo quản kẹp chì khi vận chuyển
Đối với loại kẹp chì chưa sử dụng:
- Bảo quản nơi khô ráo, tránh ánh nắng trực tiếp làm giòn nhựa
- Cất giữ trong tủ có khóa, quản lý theo số thứ tự để tránh việc bị lấy cắp kẹp chì chính hãng để làm giả
Kết luận
Trên đây là những thông tin hữu ích, giúp bạn đọc nắm rõ kẹp chì là gì trong xuất nhập khẩu hàng hóa. Kẹp chì mặc dù nhỏ nhưng là biểu tượng của sự tin cậy trong chuỗi cung ứng Logistics, giúp doanh nghiệp bảo vệ hàng hóa an toàn, hiệu quả. Liên hệ ngay cho đội ngũ Logistics CMC nếu bạn đang muốn vận chuyển hàng qua cửa khẩu, vận chuyển tuyến Bắc - Nam nhé!
>>> Đọc thêm: MSDS là gì? Tìm hiểu chi tiết về Bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất
Các câu hỏi liên quan
1. Kẹp chì dùng để làm gì?
Trả lời: Kẹp chì dùng để niêm phong, bảo mật hàng hóa, chống mất cắp, tráo hàng và cung cấp bằng chứng pháp lý khi có sự cố xâm nhập trái phép xảy ra trong quá trình vận chuyển.
2. Kẹp chì Hải Quan có bắt buộc không?
Trả lời: Có, đối với các loại hàng hóa đang chịu sự giám sát của Hải Quan (hàng xuất, hàng nhập chưa thông quan, hàng quá cảnh, hàng tạm nhập tái xuất,...), việc niêm phong bằng kẹp chì Hải Quan là bắt buộc.
3. Mất kẹp chì có sao không?
Trả lời: Rất nghiêm trọng. Nếu container mất kẹp chì hoặc kẹp chì bị phá hủy mà không có biên bản của Cơ quan chức năng, doanh nghiệp có thể bị Hải Quan xử phạt nặng, hãng bảo hiểm từ chối bồi thường và khách hàng từ chối nhận hàng.
4. Ai chịu trách nhiệm kẹp chì container?
Trả lời: Thông thường là người gửi hàng (Shipper) sau khi đóng hàng xong. Nếu hàng bị kiểm hóa, Cơ quan Hải Quan sẽ là người bấm kẹp chì mới. Đơn vị vận chuyển (lái xe) có trách nhiệm bảo quản nguyên vẹn kẹp chì đó từ điểm đi đến điểm đến.
5. Kẹp chì bị đứt xử lý thế nào?
Trả lời: Nếu phát hiện kẹp chì bị đứt dọc đường, lái xe cần phải giữ nguyên hiện trường, báo ngay cho công ty Logistics, đơn vị bảo hiểm và cơ quan Hải Quan/công an gần nhất để lập biên bản xác nhận tình trạng hàng hóa trước khi bấm Seal mới
