Cut-off time là gì?
Khái niệm
Cut-off time (hay còn gọi là Closing time, tiếng Việt thường gọi là giờ cắt máng) là thời hạn cuối cùng mà hãng vận tải, hãng tàu, cảng,.. quy định để người gửi hàng hoàn tất việc bàn giao hàng hóa và các chứng từ liên quan cho một chuyến vận chuyển cụ thể.
Hiểu một cách đơn giản, đây là "Deadline" cuối cùng. Nếu bạn vượt qua mốc này, lô hàng của bạn sẽ không được xếp lên phương tiện vận chuyển đã định (ví dụ: xe tải, tàu biển hoặc máy bay) và buộc phải chờ chuyến tiếp theo.
Vai trò
Tại sao phải có mốc thời gian này? Trong Logistics vận chuyển hàng hóa, sự phối hợp là yếu tố sống còn:
- Lập kế hoạch xếp hàng: Người quản lý cần biết chính xác số lượng hàng, trọng lượng (VGM) để sắp xếp vị trí trên xe, tàu sao cho cân bằng và an toàn
- Thủ tục Hải Quan: Phía nhà xe/cảng cần thời gian để tổng hợp Danh mục hàng hóa (Manifest) gửi cho Cơ quan Hải Quan trước khi xe/tàu rời bến
- Tối ưu hóa vận hành: Bảo đảm xe/tàu khởi hành đúng lịch (ETD), tránh lãng phí thời gian chờ đợi gây phát sinh chi phí mỗi giờ
Quy định
Thông thường, thời gian Cut-off là gì sẽ do phía nhà xe/hãng tàu quy định dựa trên lịch trình. Mốc thời gian này thường dao động từ 1 đến 3 ngày làm việc trước ngày tàu dự kiến khởi hành. Tuy nhiên, vào mùa cao điểm hoặc tại các cảng/cửa khẩu lớn, quy định này có thể thay đổi và khắt khe hơn.
Ứng dụng
- Đối với những hãng tàu: Dùng để chốt danh sách hàng, bảo đảm an toàn hàng hải và tính ổn định của lịch trình toàn cầu
- Đối với những công ty vận chuyển và đại lý giao nhận (Forwarder): Đây là mốc để họ thúc giục khách hàng hoàn thiện hồ sơ và vận chuyển hàng về kho bãi đúng hạn
- Đối với những đơn vị vận chuyển nội địa: Giúp lái xe định lượng thời gian di chuyển từ kho của chủ hàng đến cảng/bãi container để tránh trễ giờ hạ bãi
Phân biệt các loại Cut-off time
Trong một lô hàng xuất khẩu, bạn không chỉ đối mặt với một mà là nhiều loại thời hạn chốt hàng khác nhau:
- Cut-off S/I (Shipping Instruction): Đây là thời điểm chốt chứng từ hướng dẫn gửi hàng. Bạn phải gửi thông tin chi tiết về lô hàng (người gửi, người nhận, tên hàng, số container, số seal...) cho hãng tàu để họ làm vận đơn nháp (Draft Bill)
- Cut-off VGM (Verified Gross Mass): Theo quy định SOLAS, bạn phải nộp thời gian khóa sổ lô hàng về khối lượng container đã được xác nhận. Không có VGM, container tuyệt đối không được lên tàu
- Cut-off Doc hoặc Cut-off Draft B/L: Là hạn cuối để người xuất khẩu xác nhận thông tin trên vận đơn nháp. Nếu sau mốc này bạn mới sửa thông tin, hãng tàu sẽ thu phí chỉnh sửa Bill rất cao
- Cut-off C/Y (Container Yard) hoặc Cut-off bãi: Đây là mốc quan trọng nhất đối với dân OPS. Nó là thời điểm cuối nhận hàng thực tế tại bãi container của cảng. Nếu xe tải của bạn chưa qua cổng cảng (Gate-in) trước giờ này, hàng coi như bị rớt tàu
Những đối tượng liên quan đến Cut-off time
Cut-off time trong xuất nhập khẩu không chỉ là câu chuyện của người bán và hãng vận chuyển/hãng tàu, nó còn là một chuỗi mắt xích:
- Người bán (Người xuất khẩu): Chủ thể chịu áp lực lớn nhất để sản xuất hàng kịp tiến độ và hoàn tất thủ tục
- Người mua (Người nhập khẩu): Cần biết Cut-off để dự tính thời gian nhận hàng, nếu trễ Cut-off sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh/sản xuất của họ
- Công ty vận tải: Đơn vị trực tiếp điều hành xe tải để đưa hàng về bãi kịp mốc thời gian tiếp nhận hàng
- Cơ quan Hải Quan: Tiếp nhận tờ khai thông quan. Hàng phải được thông quan trước Cut-off mới được xếp lên xe/tàu
- Chính quyền cửa khẩu/cảng: Điều phối việc bốc dỡ và quản lý diện tích bãi container
- Công ty bảo hiểm: Thời điểm hàng được xếp lên xe/tàu (qua Cut-off và có vận đơn) là mốc quan trọng để xác định trách nhiệm bảo hiểm
- Đại lý Hải Quan: Đơn vị hỗ trợ thông quan nhanh để kịp giờ xe/tàu
- Nhà cung cấp dịch vụ vận tải đa phương thức: Phối hợp các mốc Cut-off của sà lan, xe lửa trước khi gom về tàu mẹ
Không kịp Cut-off time thì phải làm sao?
Đây là tình huống "dở khóc dở cười" nhưng không hiếm gặp. Nếu bạn nhận thấy mình không kịp thời gian đóng hàng đúng hạn, hãy bình tĩnh thực hiện các bước sau:
Liên hệ ngay với đơn vị Logistics/Forwarder
Đừng im lặng. Hãy báo ngay cho đại lý giao nhận, nhà xe hoặc hãng tàu. Trong một số trường hợp, nếu xe/tàu bị chậm hoặc khi lượng hàng trên xe/tàu chưa đầy, nhà xe/hãng tàu có thể xem xét gia hạn thêm thời gian.
Hoàn tất thủ tục gia hạn Cut-off time nhanh chóng
Bạn có thể xin gia hạn Cut-off time (Cut-off Extension). Tuy nhiên, việc này thường đi kèm với chi phí (phí gia hạn) và không phải lúc nào cũng được chấp nhận. Thủ tục này phải được thực hiện bằng văn bản/email chính thức trước khi giờ Cut-off chính thức diễn ra.
Tình huống không kịp Cut-off time (Hàng bị rớt tàu)
Nếu mọi nỗ lực gia hạn thất bại, hậu quả trễ Cut-off time sẽ là:
- Hàng bị rớt xe/tàu (Rolled): Container của bạn phải nằm lại bãi chờ chuyến xe/tàu tiếp theo
- Phát sinh chi phí: Phí lưu kho bãi (Storage), phí lưu container (Demurrage), phí đảo chuyển container,...
- Rủi ro hợp đồng: Chậm tiến độ giao hàng cho đối tác, có thể bị phạt hợp đồng hoặc hủy đơn hàng
Giải pháp lâu dài: Bảo đảm thời gian và quy trình vận chuyển
Để tránh việc không kịp Cut-off time phải làm sao, doanh nghiệp nên:
- Sử dụng các phần mềm quản lý vận tải tích hợp hệ thống của nhà xe/hãng tàu để cập nhật lịch trình thời gian thực
- Luôn dự phòng ít nhất 1 ngày cho các sự cố như kẹt xe, hư xe hoặc trục trặc Hải Quan
Phân biệt Cut-off time với các mốc thời gian khác
Nhiều người mới vào nghề thường nhầm lẫn các khái niệm này, dẫn đến sai sót trong tính toán:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Hướng dẫn cách tính & xác định Cut-off time chính xác
Để hạn chế việc lỡ Cut-off time, bạn cần biết cách đọc thông tin trên Booking Confirmation (Lệnh đặt chỗ) của hãng vận chuyển/hãng tàu.
- Kiểm tra Booking: Hãng tàu luôn ghi rõ: SI Cut-off, VGM Cut-off, CY Cut-off
- Nguyên tắc tính: Nếu ETD là Thứ 6, thường CY Cut-off sẽ là Thứ 4 hoặc sáng Thứ 5
- Lưu ý múi giờ: Đối với các lô hàng quốc tế, hãy bảo đảm bạn đang tính theo múi giờ địa phương của cửa khẩu/cảng bốc hàng (Port of Loading)
- Ngày nghỉ: Nếu Cut-off rơi vào Thứ 7 hoặc Chủ nhật, nhà xe/hãng tàu có thể chốt hàng từ Thứ 6. Bạn cần kiểm tra xem nhà xe/hãng tàu có làm việc ngoài giờ hay không
Quy trình kiểm soát Cut-off time trong Logistics
Tại Logistics CMC, chúng tôi áp dụng quy trình các bước dưới đây để bảo đảm 100% lô hàng không bị trễ giờ cắt máng:
- Bước 1 - Lập kế hoạch ngược: Từ giờ Cut-off, chúng tôi tính ngược lại thời gian thông quan (4h), thời gian xe chạy (6h), thời gian đóng hàng (4h). Từ đó đưa ra giờ xe phải có mặt tại kho khách hàng
- Bước 2 - Cập nhật lịch tàu: Theo dõi lịch trình xe/tàu hàng giờ. Nếu xe/tàu cập sớm hoặc muộn, chúng tôi sẽ điều chỉnh kế hoạch đóng hàng ngay lập tức
- Bước 3 - Hoàn thiện chứng từ sớm: Yêu cầu khách hàng gửi số lượng và VGM ngay sau khi đóng hàng xong, không chờ đến sát giờ Cut-off
- Bước 4 - Giám sát hiện trường: Nhân viên OPS túc trực tại cảng để xử lý ngay nếu container gặp sự cố khi Gate-in (sai số Seal, vỏ cont hư,...)
- Bước 5 - Xác nhận thông quan: Đảm bảo tờ khai được thông quan trên hệ thống trước giờ Cut-off ít nhất 3 giờ
Kết luận
Hy vọng với những thông tin trên mà Logistics CMC mang đến đã giúp bạn hiểu rõ Cut-off time là gì? Đây không chỉ là một con số trên giấy tờ, nó là "lời cam kết" về sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp xuất khẩu với đối tác quốc tế. Trong ngành Logistics, một phút chậm trễ có thể trả giá bằng hàng ngàn USD và uy tín gây dựng nhiều năm.
>>> Đọc thêm: Kẹp chì là gì? Hướng dẫn phân biệt các loại kẹp chì phổ biến
Những câu hỏi phổ biến
1. Cut-off time có bắt buộc hay không?
Trả lời: Tất cả các hãng vận chuyển quốc tế đều bắt buộc phải có Cut-off time để đảm bảo quy trình xếp hàng và an toàn hàng hải.
2. Không kịp Cut-off time thì phải làm sao?
Trả lời: Hãy lập tức liên hệ Forwarder để xin gia hạn (Extension). Nếu không được, bạn phải chấp nhận rớt tàu và làm thủ tục đổi tàu (Re-book) cho chuyến sau.
3. Phí phạt do trễ Cut-off time như thế nào?
Trả lời: Tùy hãng vận chuyển/hãng tàu, thường bạn sẽ mất phí lưu kho bãi (tính theo ngày) và phí đảo chuyển container (khoảng 500.000 - 1.500.000 VNĐ/cont). Nếu trễ chứng từ, phí chỉnh sửa Bill có thể lên tới 100 USD.
4. Cut-off time do ai quy định?
Trả lời: Do phía nhà xe/hãng tàu quy định dựa trên thỏa thuận với cửa khẩu/cảng bốc hàng.
5. Cut-off time có thay đổi được không?
Trả lời: Có thể thay đổi nếu lịch xe/tàu (ETD) thay đổi. Nếu xe/tàu delay, thường Cut-off cũng sẽ được lùi lại tương ứng.
6. Cut-off time có cố định không?
Trả lời: Không. Nó sẽ thay đổi theo từng chuyến tàu, từng hãng vận chuyển/hãng tàu và từng cửa khẩu/cảng cụ thể.
7. Làm sao để không bỏ lỡ Cut-off time?
Trả lời: Luôn hoàn tất thủ tục trước deadline 24h và sử dụng dịch vụ của các đơn vị Trucking/Forwarder uy tín có quy trình kiểm soát chặt chẽ.
8. Incoterms liên quan gì đến Cut-off time?
Trả lời: Incoterms xác định ai là người chịu trách nhiệm và chi phí cho việc đưa hàng đến cảng trước giờ Cut-off. Ví dụ: Với điều kiện FOB, người bán chịu trách nhiệm đưa hàng qua lan can tàu (nghĩa là phải kịp Cut-off bãi và thông quan).
